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Formation: Le rôle du RGDP dans le contexte de la loi 25 du Québec

1. Introduction (45 minutes)

• Présentation de la loi 25 du Québec et contexte historique.
• Importance de la protection des données pour les entreprises québécoises.
• Naissance et importance croissante du poste de RGDP.

2. Fonctions clés et responsabilités du RGDP (1 heure 30 minutes)

• Sensibilisation et conseil : Formation interne, meilleures pratiques.
• Surveillance de la conformité : Élaboration et mise à jour des politiques.
• Évaluation d’impact sur la protection des données : Comment et quand la réaliser.
• Gestion des violations de données : Protocoles et procédures d’intervention.

Pause café (15 minutes)

3. Interaction avec les parties prenantes (1 heure 15 minutes)

• Communication avec les autorités de protection des données.
• Relation avec les individus concernés: Gérer les droits d’accès, de rectification, d’effacement, etc.
• Collaboration interdépartementale : Comment travailler efficacement avec les autres services.

Déjeuner (1 heure)

4. Mise en place de procédures internes (2 heures)

• Élaboration et tenue d’un registre des activités de traitement.
• Mise en place et conduite d’audits internes.
• Évaluation des technologies sous l’angle de la protection des données : Conseils et pièges à éviter.
• Gestion des sous-traitants et partenaires : Assurer la conformité à l’extérieur de l’entreprise.

5. Études de cas et scénarios pratiques (1 heure 30 minutes)

• Présentation de cas réels et situations typiques rencontrées par les DPD.
• Ateliers pratiques : Mise en situation et résolution de problèmes en petits groupes.
• Retours d’expérience et partage des solutions trouvées.

Pause café (15 minutes)

6. Conclusion, questions et perspectives d’avenir (45 minutes)

• Récapitulatif des points clés abordés.
• Session de questions-réponses.
• Évolutions possibles du rôle du DPD et des enjeux de protection des données.

Matériel supplémentaire (à distribuer)

• Un manuel détaillé reprenant les thèmes de la formation.
• Liste de ressources, outils et lectures complémentaires pour une veille continue.

La formation étendue sur une journée complète permettra une immersion plus profonde dans le sujet, avec la possibilité d’aborder chaque aspect en détail, d’organiser des ateliers pratiques et d’encourager la discussion et le partage d’expériences entre les participants.

Rôle du DPD (RGDP) dans une PME:

1. Conseil et sensibilisation: Le DPD doit conseiller la direction et les employés sur leurs obligations légales concernant la protection des données personnelles. Il organise également des formations pour le personnel traitant des données.
2. Surveillance de la conformité: Assurez-vous que l’entreprise respecte la législation en matière de protection des données, y compris la loi 25 du Québec, en mettant en place des politiques, des procédures et des contrôles appropriés.
3. Évaluation d’impact sur la protection des données (EIPD): Si une entreprise envisage de traiter des données d’une manière qui pourrait entraîner un risque élevé pour les droits des individus, elle doit réaliser une EIPD. Le DPD joue un rôle clé dans ce processus.
4. Gestion des violations de données: En cas de violation de données, le DPD doit s’assurer que les autorités compétentes soient informées en temps opportun, et, si nécessaire, que les personnes concernées soient également notifiées.
5. Point de contact: Le DPD agit comme point de contact pour les autorités de protection des données et pour les individus (employés, clients, fournisseurs) qui ont des préoccupations ou des questions sur la façon dont leurs données sont traitées.
6. Tenue d’un registre des activités de traitement: Documenter les activités de traitement de l’entreprise, y compris les finalités du traitement, les catégories de données concernées et les destinataires des données.
7. Conduite d’audits: Le DPD doit périodiquement évaluer et vérifier que les pratiques de traitement des données de l’entreprise sont conformes à la réglementation.
8. Conseil sur les technologies: Le DPD devrait être consulté lors de l’adoption de nouvelles technologies ou systèmes qui traitent des données personnelles pour s’assurer que la protection des données est prise en compte dès la conception.
9. Gestion des demandes des titulaires de droits: Assurer la mise en œuvre et la réponse aux demandes des individus concernant leurs droits en matière de données, tels que le droit d’accès, de rectification, d’effacement, etc.
10. Coopération avec les autorités: Travailler en étroite collaboration avec les autorités de protection des données et s’assurer que toute demande ou enquête de leur part soit traitée rapidement et efficacement.

Il est crucial pour une PME d’avoir un DPD bien formé et informé des spécificités de la loi 25 du Québec et de toute autre législation pertinente. Le rôle du DPD est essentiel pour garantir que l’entreprise minimise les risques associés au traitement des données personnelles et pour s’assurer qu’elle opère en toute légalité.