Des milliers d’organisations québécoises envoient chaque jour des contrats, des ententes de confidentialité, des formulaires médicaux ou des consentements pour signature électronique. La rapidité est remarquable, la simplicité aussi. Mais une question demeure rarement posée : savez-vous réellement où transitent vos documents avant d’être signés?
Ce que plusieurs ignorent
Lorsqu’un document est envoyé pour signature électronique, il ne circule pas simplement entre votre ordinateur et celui du signataire. Dans la majorité des cas, il est d’abord téléversé vers les serveurs du fournisseur, où il est stocké, traité, sécurisé, parfois analysé, puis redistribué aux signataires. Autrement dit, vos renseignements personnels quittent souvent votre environnement informatique avant même que la première signature ne soit apposée.
Souveraineté numérique : un enjeu trop souvent négligé
La plupart des plateformes les plus connues sont développées par des entreprises étrangères, principalement américaines. Même lorsqu’elles offrent un hébergement au Canada, cela ne garantit pas que les données demeurent au Québec, qu’elles seront inaccessibles à la société mère, ou qu’aucune loi étrangère ne pourra s’appliquer. Quatre éléments bien distincts méritent votre attention : l’emplacement des serveurs, la nationalité du fournisseur, la juridiction applicable et ses obligations contractuelles.
La Loi 25 vous rend responsable
Contrairement à une croyance répandue, utiliser une plateforme reconnue ne transfère pas votre responsabilité. C’est votre organisation qui demeure responsable des renseignements personnels confiés à un fournisseur. Avant de communiquer des renseignements à l’extérieur du Québec, la Loi 25 exige notamment une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP). La popularité d’une plateforme n’est donc jamais une preuve de conformité.
Les bonnes questions à poser à votre fournisseur
Avant d’adopter une solution de signature électronique, prenez le temps de demander :
- Où les documents sont-ils hébergés, et les données quittent-elles le Québec?
- Le fournisseur est-il soumis à une législation étrangère? Peut-on choisir la région d’hébergement?
- Les documents sont-ils chiffrés au repos et en transit? Qui peut techniquement y accéder?
- Quelle est la politique de conservation, et quels sous-traitants interviennent dans le traitement?
- Disposez-vous d’une entente conforme aux exigences de la Loi 25?
Ces questions sont souvent plus déterminantes que les fonctionnalités de la plateforme elle-même.
Signer n’est pas synonyme d’être conforme
Une signature électronique peut être parfaitement valide sur le plan juridique. Cela ne signifie pas pour autant que le traitement des renseignements personnels respecte la Loi 25. Or, ces outils transportent vos documents les plus sensibles : contrats d’emploi, dossiers RH, formulaires médicaux, consentements, renseignements bancaires, pièces d’identité, conventions entre actionnaires. La conformité commence bien avant l’apposition de la signature — au moment précis où le document quitte votre organisation.
PME Conforme : votre allié pour des outils numériques conformes
Charles Groleau et l’équipe de PME Conforme accompagnent les organisations québécoises — tous secteurs confondus — dans l’évaluation de leurs outils numériques et leur mise en conformité à la Loi 25, de l’analyse des plateformes de signature électronique jusqu’aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée. Vous vous demandez où voyagent réellement les renseignements de vos clients, employés et partenaires? Contactez-nous pour un portrait gratuit de votre situation.
PME Conforme n’est pas un cabinet d’avocats. Les recommandations présentées sont basées sur les exigences de la Loi 25, les meilleures pratiques en protection des renseignements personnels et les publications officielles. Elles ne constituent pas un avis juridique.